Dulu absensi masih menggunakan kertas, kemudian beralih ke mesin “ceklok” lalu ke arah yang lebih canggih yaitu mesin yang menggunakan teknologi sidik jari atau dikenal dengan fingerprint. Sudah tidak jaman lagi kalau perusahaan masih menggunakan mesin fingerprint, mengapa?
Sekarang sudah datang era digitalisasi 4.0 yaitu absensi yang dapat dilakukan secara online dari smartphone.
Mungkin Anda khawatir dengan kecepatan jaringan ataupun perangkat yang digunakan untuk absen online? Tidak perlu khawatir karena Indonesia sudah terkoneksi dengan jaringan 4G, sehingga absensi online cukup dapat terkoneksi dengan baik, bagaimana dengan hp nya? Tentu dapat di implementasikan ke smartphone manapun.
Alasan mengapa absensi online lebih baik daripada fingerprint adalah Perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan. Ini meruapakan hal yang penting bagi HRD, karena berhubungan dengan penggajian perusahaan. Bisa saja absensi sering menjadi tidak akurat karena adanya kecurangan dalam melakukan absensi. Hal ini terjadi karena sistem absen tidak realtime, sehingga memungkinkan terjadinya penyalahgunaan data absen oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Di Indonesia tidak asing terdengar istilah "titip absen". Hanya dengan memberi login account kepada rekan kerja sesama karyawan, bisa saling titip absen, atau menggunakan foto jika fitur absensi menggunakan face-detection. Atau kecurangan lainnya, seperti lokasi dapat dengan mudah dipalsukan dengan aplikasi Fake GPS, Proxy, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, solusi Human Resource Management System (HRMS) untuk absensi perlu diperhatikan juga faktor keamanan dari penyalahgunaan para pemakainya.
1. Absensi lebih praktis di smartphone
Sistem yang bagus memudahkan karyawan dalam menelusuri absensi dan waktu kerja mereka, baik itu melalui komputer, ponsel, tablet atau platform lainnya.
2. Mengurangi biaya pengadaan mesin fingerprintl
Selain itu memakai sidik jari diperlukan investasi hardware yang tidak murah. Harga mesin fingerprint saat ini berkisar dari 400.000 hingga 4.000.000 rupiah bahkan lebih, biaya maintenance juga terbilang cukup besar yaitu 500.000 rupiah persekali perawatan. Oleh karena itu dengan Absensi Online biaya pengadaan dan perawatan bisa dihilangkan, ini merupakan sebuah efisiensi bagi perusahaan.
3. Tidak ada lagi kecurangan absen
Sistem yang bagus memiliki kemampuan untuk mengkalkukasi waktu kerja reguler dan lembur, walaupun perusahaan memberlakukan biaya tunjangan lembur yang berbeda-beda.
4. Mudah dalam melakukan request cuti atau lembur
Leave management adalah fitur yang memudahkan karyawan saat mereka berencana ingin cuti. Dengan fitur leave & permission management yang dimiliki oleh aplikasi absensi online, karyawan dapat mengajukan cuti atau izin, apapun alasannya, kepada manajernya dengan mudah. Begitu notifikasi request sampai ke manajer, sang manajer bisa langsung menyetujui atau menolak cuti atau izin yang diajukan dari aplikasi absensi online di ponselnya. Untuk membuat keputusan menyetujui ataupun menolak request cuti dari timnya, manajer perlu dibantu oleh aplikasi absensi online dalam hal menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh si manajer untuk menjustifikasi apakah request dari timnya disetujui atau ditolak. Contohnya : karyawan sudah tidak mempunya jatah cuti, maka pada saat proses approval, aplikasi absensi online menampilkan jatah cuti yang dapat diambil oleh karyawan tersebut. Ketika jatah cutinya sudah nol, maka manajer bisa langsung menolak request cuti dari timnya.
5. Terintegrasinya antara sistem kehadiran dengan sistem payroll
Melakukan track terhadap absensi karyawan secara manual adalah salah satu rutinitas HRD yang paling membuat frustrasi, karena absensi berhubungan dengan payroll. Jadi, cara cerdas yang bisa Perusahaan lakukan adalah menggunakan absensi online. Melalui Absensi Online, Perusahaan dapat memantau absensi karyawan dengan mudah, cepat dan praktis, kapan pun Perusahaan inginkan. HRD pun juga dapat menarik data absensi secara otomatis dan tanpa human error. Saat tiba waktunya payroll, modul absensi yang terintegrasi dengan modul payroll akan sangat membantu pekerjaan HRD dalam perhitungan payroll.
Dengan mengotomatisasi proses-proses HR yang ada di perusahaan, produktivitas HRD pun akan menjadi maksimal. Jika tim HR Anda masih menggunakan tool manual untuk melakukan aktivitas seperti memonitor absensi, maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk berpindah ke HRD software yang mengunggulkan fitur otomatisasi.
